Torbalı Ticaret Odası
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER Bölüm 1. Politika’nın Amacı ve Yürürlüğü..........................................................................................................2 Bölüm 2. Kanun’un Kapsamı ve Odamızın Kanun’dan Doğan Hak ve Yükümlülükleri.........................2 2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Genel İlkeler…...............................................................................................2 2.2. Kanun Kapsamında Kişisel Veri İşleme ve Paylaşım Amaçları..............................................................................3 2.2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine ilişkin Amaçlar......................................................................................................3 2.2.2. Kişisel Verilerin Paylaşımına ilişkin Amaçlar.....................................................................................................3 2.3. Kanun Kapsamı Dışında Kalan Haller…................................................................................................................4 Bölüm 3. Kişisel verilerin odamız tarafından işlenmesi...............................................................................5 3.1. Odamız Tarafından İşlenen Kişisel Verilerin Kategorizasyonu ...........................................................................5 3.2. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından İşlenme Amaçları.......................................................................................5 3.3. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından Aktarılması ve Veri Aktarımı Gerçekleştirilen Tarafların Kategorizasyonu..........................................................................................................................................................7 3.4. Kişisel Verilerin Odamız Tarafından İşlenmesi Usulü .......................................................................................7 3.5. Kişisel Veri Güvenliği...........................................................................................................................................7 Bölüm 4. Veri Sahiplerinin Kanun’dan Doğan Hakları...............................................................................8 4.1. Veri Sahiplerinin Hakları……...............................................................................................................................8 4.2. Hakların Kullanılması………................................................................................................................................9 Bölüm 1. Politika’nın Amacı ve Yürürlüğü 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Kanun, kişisel verilerin “veri sorumlusu” olarak sınıflandırılan ve kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişilerce kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esasları ortaya koymaktadır. Kanun kapsamında kişisel veriler “kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi” olarak; işleme ise “işisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem” olarak tanımlanmıştır. Kanun, diğer düzenlemelerinin yanı sıra, veri sorumlularına, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel verisi işlenecek olan veri sahiplerini bilgilendirme/aydınlatma yükümlülüğü getirmiştir. Kanun’un 10. maddesine göre veri sorumluları veri sahiplerini;- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
- Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
- İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
- Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
- Kanun’un 11. maddesinde sayılan diğer hakları,
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
- Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
- İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
- madde uyarınca kişisel veriler,
- Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu
- Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru
- Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, kanunlarda öngörülen hâllerde işlenebilecektir.
- Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik,
- Veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde,
- Veri sahibinin açık rızası bulunmadığı ancak yukarıda belirtilen diğer şartlardan bir veya
- Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak
- Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı
| Veri Kategorisi | Kişisel Veri Kategorizasyonu Açıklama |
| Kimlik Bilgisi | Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan bilgiler (örn. TCKN, pasaport no., nüfus cüzdanı seri no., ad-soyad, fotoğraf, doğum yeri, doğum tarihi, yaş, nüfusa kayıtlı olduğu yer, vukuatlı nüfus cüzdanı örneği) |
| İletişim Bilgisi | Kişiyle iletişim kurulması amacıyla kullanılan bilgiler (örn. e-mail adresi, telefon numarası, cep telefonu numarası, adres) |
| Lokasyon Verisi | Veri sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler (örn. araç kullanımı sırasında edinilen lokasyon verileri) |
| Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi | Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler (örn. giriş çıkış logları, ziyaret bilgileri, kamera kayıtları vb.) |
| İşlem Güvenliği Bilgisi | Odamız ve ilgili tarafların teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğini sağlamak amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen işlem ile o kişiyi eşleştirmeye ve kişinin o işlemi yapmaya yetkili olduğunu gösteren internet sitesi şifre ve parola gibi bilgiler) |
| Risk Yönetimi Bilgisi | Odamızın ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen kişisel veriler (örn. IP adresi, Mac ID vb. kayıtlar) |
| Finansal Bilgi | Kişisel veri sahibi ile mevcut hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlar kapsamındaki kişisel veriler (Örneğin: veri sahibinin yapmış olduğu işlemlerin finansal sonucunu gösteren bilgiler, kart bilgisi, ödenecek faiz tutarı ve oranı, borç bakiyesi, alacak bakiyesi vb.) |
| Özlük Bilgisi | Oda’nın tedarikçilerinin çalışanlarının özlük haklarının oluşmasına temel olan kişisel veriler (kanunen özlük dosyasına girmesi gereken her türlü bilgi ve belge) |
| Çalışan Adayı Bilgisi | Odamız nezdinde iş başvurusu yapmak üzere bilgilerini paylaşan veri sahiplerine ait, başvuru değerlendirme sürecinde kullanılan kişisel veriler (örn. özgeçmiş, mülakat notları, kişilik testleri sonuçları vb.) |
| Çalışan İşlem Bilgisi | Oda’nın tedarikçi çalışanlarının işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin kişisel veriler (örn. işe giriş-çıkış kayıtları, iş seyahatleri, katıldığı toplantılara ilişkin bilgiler, güvenlik sorgusu, mail trafikleri izleme bilgisi, araç kullanım bilgisi, oda kartı harcama bilgisi) |
| Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi | Oda’nın tedarikçi çalışanlarının performanslarının ölçülmesi ve kariyer gelişimlerinin insan kaynakları politikaları kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. performans değerlendirme raporları, mülakat sonuçları, kariyer gelişimine yönelik eğitimler) |
| Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi | Oda’nın tedarikçi çalışanlarına sunulan yan hak ve menfaatlerinin takibinin yapılması ve tedarikçi çalışanlarının bunlardan faydalandırılmasına yönelik işlenen kişisel veriler (örn. özel sağlık sigortası, araç tahsisi) |
| Pazarlama Bilgisi | Odamız tarafından pazarlama faaliyetlerinde kullanılacak veriler (örn. pazarlama amacıyla kullanılmak üzere toplanan kişinin alışkanlıkları, beğenilerini gösteren raporlar ve değerlendirmeler, hedefleme bilgileri, cookie kayıtları, veri zenginleştirme faaliyetleri) |
| Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi | Hukuki alacak ve hakların tespiti ve takibi ile borç ve kanuni yükümlülüklerin ifası amacıyla işlenen kişisel veriler (örn. mahkeme ve idari merci kararı gibi belgelerde yer alan veriler) |
| Denetim ve Teftiş Bilgisi | Odamızın kanuni yükümlülükleri ve oda politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler (örn. denetim ve teftiş raporları, ilgili görüşme kayıtları ve benzeri kayıtlar) |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
| Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | Odamıza yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler (örn. Oda’ya yönelik talep ve şikayetler, bunlarla ilgili kayıt ve raporlar) |
| Görsel ve İşitsel Veri | Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar (örn. fotoğraflar, kamera kayıtları ve ses kayıtları) |
- Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
- Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası
- Çalışanlara yönelik kurumsal iletişim ve/veya çalışanların katılım sağladığı kurumsal sosyal
- Çalışanların bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
- Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve/veya denetimi
- Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi
- Hukuk işlerinin takibi
- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
- İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve/veya yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi
- İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası
- İş ortakları ve/veya tedarikçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
- İş ortakları ve/veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi
- İş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
- İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
- Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
- Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icrası
- Üye ve ziyaretçi ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
- Üye ve ziyaretçi memnuniyeti aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası
- Üye ve ziyaretçi talep ve/veya şikayetlerinin takibi
- Personel temin süreçlerinin yürütülmesi
- Oda çalışanları için iş akdi ve/veyamevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
- Oda denetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
- Oda dışı eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
- Oda faaliyetlerinin Oda prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin
- Oda içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası
- Oda içi oryantasyon aktivitelerinin planlanması ve icrası
- Oda operasyonlarının güvenliğinin temini
- Oda yerleşkeleri ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini
- Odanın sunduğu uygulama, faaliyet, ürün ve/veya hizmetlere bağlılık oluşturulması
- Odanın hizmet uygulama ve/veya operasyonel risk süreçlerinin planlanması ve/veya icrası
- Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi
- Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi
- Stratejik planlama faaliyetlerinin icrası
- Ücret yönetimi
- Hizmet uygulama ve/veya operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası
- Uygulama ve hizmetlerin tanıtım ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin
- Uygulama ve/veya hizmetlerin pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası
- Uygulama ve/veya hizmetlerin satış süreçlerinin planlanması ve icrası
- Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması
- Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
- İşlenen kişisel verilere uygun yazılımsal ve donanımsal güvenlik önlemlerinin alınması,
- Kanun kapsamında öngörülmüş bulunan denetimlerin gerçekleştirilmesi,
- Oda içi eğitimler, politika ve prosedürler ile Oda ve çalışanların Kanun’a uyumunun sağlanması,
- Oda içi yetkilendirmeler ile bilgiye erişimin gereklilik esasına dayalı bir şekilde sağlanması ve
- Kişisel veri işleme faaliyetlerinin süreç bazında takibinin gerçekleştirilmesi,
- Tedarikçilerle ilişkilerde kişisel verilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması ile ilgili
- Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığınıöğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini
- Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
- İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
- Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve
- Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali